Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais

1. Uma pasta para cada cliente, uma subpasta para cada processo

Em primeiro lugar, na gestão de documentos, a divisão e subdivisão essencial é composta de clientes e processos. Começa-se a organização pelas pastas (ou diretórios, para os técnicos).
Crie uma pasta para cada cliente e, dentro da pasta do cliente, uma pasta para cada processo. Os documentos do cliente podem ficar só na pasta principal do cliente, para evitar uso desnecessário de espaço e mistura de novos e antigos, em caso de novos comprovantes de endereço etc.

2. Como nomear as pastas

A pasta do cliente leva o nome completo do cliente, sem abreviar. Exemplo:

• JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA

A pasta do processo, o nome completo do cliente e o nome completo da parte adversa. Exemplo:

• JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A.

Caso haja vários processos entre as mesmas partes, use um hífen e uma palavra sobre o assunto. Exemplo:

• JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A. – Responsabilidade Civil

• JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A. – Revisão Contratual

3. Dê nome aos documentos eletrônicos e aos escaneados

Chame os documentos, dentro da pasta de clientes, pelo nome do próprio documento. É desnecessário acrescentar o nome do cliente no arquivo, porque você possivelmente não os consultará fora do contexto da própria pasta.
Assim, chame-os da seguinte maneira:

• Declaração de Pobreza
• Atestado Médico – CID K30
• Controle de Jornada – Janeiro de 2014 – 15 Horas Extras

Muito melhor do que nomes de arquivo assim:

• ATESTADO
• DECLARAÇÃO
• DOCUMENTO

Dica: coloque a data do fato provado pelo documento no próprio nome do arquivo. Exemplo:

• Carta de Cessação do Auxílio-Doença – 21.02.2013
• Certidão de Casamento – Comunhão Universal – 10.10.1997
• Certidão de Nascimento do NetoThalles Vieira – 25.12.2009

O detalhamento do nome arquivo dá um leve trabalho extra, mas facilitará imensamente na elaboração da peça, ainda mais tendo em conta a demora de abrir vários arquivos PDF. Claro que, se a data de nascimento do neto não for relevante no processo, não precisa colocar no nome do arquivo.
A propósito, cada palavra começando com letra maiúscula, como nos exemplos, cria um aspecto geral muito mais agradável aos títulos e nomes de arquivo. Não deixe tudo maiúsculo nem minúsculo.

4. Dê nome às peças jurídicas

Dê nome aos bois; e aos documentos também. Atribuir um nome legível a cada documento é essencial.
A nomeação dos documentos digitais e das petições elaboradas segue as mesmas dicas do restante do artigo, com a diferença de que o nome das petições é mais detalhado, porque pode ir para um banco de petições e servir para consulta em outros trabalhos.
A forma é livre, mas mantenha um padrão. Eu utilizo o seguinte modo para as petições, que tem se mostrado eficiente:
Tipo de peça – Assunto – Maior detalhamento do assunto – CLIENTE x PARTE ADVERSA
Por exemplo:

• Contrarrazões à Contestação – Alimentos – Adolescente – EIKE BATISTA e OUTROS x SERGIO RODRIGUES
• Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Motosserra – Responsabilidade Solidária – JONAS BROTHER x ROCHA PEDRAS LTDA e CIA. PETROLEIRA

Com essa prática, encontrar essas peças posteriormente (sim, encontrar, é para isso que você as guarda) ficará mais fácil, se não trivial e infalível. O mesmo vale para documentos-modelo: ainda que estejam numa pasta específica de modelos, em vez do nome das partes, use o nome MODELO:

• Procuração - MODELO
• Contrato de prestação de serviços - Família - Quota Litis - MODELO

Veja a próxima dica e entenda por que usar apenas hifens na separação de dados.

5. Utilize caracteres simples

Não utilize caracteres especiais, como “&” e “#”, nem mesmo vírgulas ou parênteses. Esses caracteres são distorcidos ou, pior, não são aceitos em alguns sistemas de protocolo eletrônico. Os pontos são universalmente aceitos; as vírgulas, não. Na dúvida, use o traço (hífen) para separar cada informação contida no nome do documento.
Mas sim, acentue as palavras, em prol da legibilidade. Até mesmo os acentos no título do arquivo podem ser mal lidos em sistemas operacionais antigos, por exemplo, mas são casos raros e de fácil resolução.

6. Não abrevie

Abreviar prejudica a procura futura. Se abreviar, use apenas abreviaturas previamente estabelecidas, e use-as sempre. Padronize para todos os arquivos. Ou você acabará se deparando com uma pasta de arquivos assim:

• INI – Trab. – Valdemir Costa [não-recomendado]
• Cont – Resp Civ. – Ind. Morais – HOMEM-ELÁSTICO vs SANEPAR [não-recomendado]
• Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS

Mistura pouco atrativa, não concorda? Em leitura individual, todos os nomes podem fazer sentido, mas não são completos; e, na hora de procurar, um parto.

7. Coloque data nos documentos com mais de uma edição

Date os seus documentos. Quem elaborou um trabalho de conclusão de curso sabe o tempo e o esforço perdidos para decifrar qual versão imprimir (qual é a edição mais recente, a “revisada e atualizada” ou a “atualizada e corrigida”?).
Não, não adianta confiar na data que o sistema mostra, pois ela pode mudar se você abrir e salvar qualquer alteração, ou mesmo salvar sem querer antes de alterar uma vírgula que seja. Alterar de um diretório para outro pode causar o mesmo problema.
Coloque a data completa no próprio nome. Exemplo:

• Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS 21.12.2014

Ou ainda:

• Inicial v. 1 – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS

Neste caso, mesmo sem data, sabemos que o arquivo que tiver “v. Número tal” no nome não é a última versão. A mais recente, e correta, será a que não tiver essa denominação. São dois modos de sempre saber com certeza qual é a última versão de um arquivo.

8. Ative a indexação do seu sistema operacional

Indexar os documentos significa que toda pesquisa que for realizada será mais rápida, porque o computador terá uma tabela de busca, tanto para o nome do documento quanto para o seu conteúdo. Assim, ao abrir a pasta com as peças nas quais deseja pesquisar, o resultado virá com a economia de alguns segundos ou minutos, muito valiosos para que você possa se concentrar apenas no trabalho.
Praticamente todos os sistemas operacionais modernos possuem a opção de indexar arquivos, seja todo o sistema, seja apenas uma ou mais diretórios. No Windows 7, por exemplo, ative a indexação seguindo este tutorial. Escolha apenas os diretórios de trabalho, assim o Windows não perderá tempo indexando arquivos do sistema e outros locais inúteis.