O PADRÃO OFÍCIO

É a modalidade de comunicação oficial comum aos órgãos que compõem a Administração Federal.

TIPOS DE EXPEDIENTES

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: a exposição de motivos, o aviso e o ofício. Para uniformizá-los, a Instrução Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, adotou uma diagramação única denominada “padrão ofício”, contendo as seguintes partes:

TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE

O tipo e número do expediente devem ser seguidos da sigla do órgão que o expede:

Exemplo:

EM nº 145/MEFP

Aviso nº 145/SG

Ofício nº 145/DGP

LOCAL E DATA

O local e a data em que o expediente foi assinado devem ser datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento à direita do texto.

Exemplo:

Rio de Janeiro, 14 de janeiro de 2003. ou

Brasília, em 28 de agosto de 2002.

VOCATIVO

O vocativo, que invoca o destinatário, deve ser seguido de vírgula:

Exemplo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Senhora Ministra; Senhor Chefe de Gabinete.

TEXTO

Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar em sua escritura:

INTRODUÇÃO

Confunde-se com o parágrafo de abertura e nela é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Deve ser evitado o uso de frases feitas para iniciar o texto. No lugar de “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de “, “Cumpre-me informar que”, empregue-se a forma direta: “Informo a Vossa Excelência que”, “Submeto à apreciação de Vossa Excelência”, “Encaminho a V. S.ª”.

DESENVOLVIMENTO

No desenvolvimento o assunto é detalhado. Quando o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas cada uma em um parágrafo, o que confere maior clareza à exposição.

CONCLUSÃO

É na conclusão que se reafirma ou simplesmente se reapresenta a posição recomendada sobre o assunto.

NUMERAÇÃO DOS PARÁGRAFOS

No texto à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, com o número colocado a 2,5cm ou dez toques datilografados da borda esquerda do papel, como maneira de facilitar a remissão. No computador, no programa ”Microsoft Word”, clica-se no menu Arquivo e, no comando Configurar Página, escolhe-se 2,5 na opção Margem Esquerda. Clica-se OK.

FECHO

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de marcar o final do texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para o fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria nº 1 do Ministério da Justiça, em julho de 1937. Essa portaria estabelecida cerca de quinze padrões diferentes de fecho. Hoje, com a desburocratização e de acordo com a Portaria nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de Administração Federal, há apenas dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:

Exemplo:

Respeitosamente para o Presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive dos Estados e Atenciosamente para as demais autoridades e autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradição próprios, de acordo com as normas do Ministério das Relações Exteriores.

ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Todas as comunicações oficiais, excluídas as assinadas pelo Presidente da República, devem trazer digitado ou datilografado o nome e o cargo da autoridade que a expede, logo abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identificação da origem das comunicações. A forma de identificação deve ser a seguinte:

Exemplo:

(espaço para assinatura)

RUBENS AYALA PROTOCACARREIRO

Ministro do Orçamento e Gestão

                                                                                     Ou

(espaço para assinatura)

JOSÉ ADOLFO VIANNA DE OLIVEIRA

Diretor do Departamento de Serviços Gerais do Ministério da Fazenda