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O que é Organização de Arquivos e Documentos? E para que serve?

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental abrangendo todos os departamentos de uma empresa.

Resposta imediata nas consultas aos documentos: através da indexação por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificação de um determinado documento, a localização e recuperação são imediatas.

Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.

As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
  • Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
  • Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
  • Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)
  • Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
  • Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)
  • Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
  • Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
  • Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)
  • Hospitalar (gestão de prontuários e exames)
  • Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes, rotas)

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