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A cotação

O comprador envia ao fornecedor a coleta de preço
A cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material/produto cuja compra foi solicitada. Após a triagem e seleção de fornecedores deve-se emitir uma solicitação de compras para os fornecedores habilitados.

Este documento irá indicar o que deve ser comprado, quantidade, o prazo de entrega, o local de entrega e outras informações complementares.

Este documento não deve ter rasuras e estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de auditoria quando solicitada.

Cuidado. Já vimos muitos compradores rasgando estes documentos. Ele é a prova que você fez a melhor compra sem ser tendencioso ou focado em um único fornecedor.

Este impresso deverá ser encaminhado para todas as empresas que farão parte do processo de fornecimento do produto/material. O passo seguinte é monitorar para que estas coletas estejam disponíveis no menor espaço de tempo e com maior agilidade no processo de compra. Lembre-se, nem todas as compras você deverá utilizar este impresso. Ficará a critério de sua empresa definir em quais situações ele será utilizado.

Normalmente em pequenas compras deve-se suprimir este documento.

A seguir acompanhe os tipos de coletas de preços que podemos utilizar no nosso dia-a-dia.


Tipos de Coleta de Preços:

A – Solicitação e cotação de preços verbais: O comprador contata os fornecedores por telefone, ou pessoalmente, descrevendo o material/produto ou serviço pretendido. Neste tipo de consulta, pode ocorrer margem de dúvidas; que posteriormente irá provocar conflitos. É aconselhado que tais procedimentos fiquem limitados a materiais de pequeno valor e quantidade.

B – Solicitação verbal com a apresentação de proposta por escrito: O comprador solicita verbalmente ao fornecedor uma proposta escrita do material/produto ou serviço de que necessita. A dúvida, neste caso, será quanto aos dados fornecidos por telefone ao vendedor, o que pode ter detectado pelo comprador após análise da proposta.

C – Solicitação e apresentação de proposta por escrito: O comprador envia ao fornecedor a coleta de preço, e o fornecedor responde ao comprador. Trata-se de um processo mais demorado, e aconselha-se a utilização desse processo para materiais/produtos/serviços de maior custo. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, elas deverão ser analisadas.
Artigo por Colunista Portal - Educação - terça-feira, 21 de julho de 2015.

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